Jedes Unternehmen kennt das Thema Archivierung von Dokumenten und weiß auch, dass für verschiedene Belegarten unterschiedliche Archivierungszeiten gelten, aus denen sich ergibt, ab wann diese Belege vernichtet werden dürfen.
Etliche Unternehmen archivieren darüber hinaus auch Unterlagen, die nicht derartigen Regeln unterliegen und eigentlich schon lange nicht mehr genutzt werden.
Unsere Erfahrung zeigt uns, dass bei vielen Unternehmen der Wechsel auf die Digitalisierung in diesem Bereich noch nicht richtig angekommen ist.
Aber auch die Datenspeicher und die Menge der Daten, die darin enthalten sind, werden immer umfangreicher.
Man bemüht sich dann lieber darum, weniger Daten zu erzeugen, damit die Speicher nicht noch mehr Geld kosten, anstatt das Problem auf zweckmäßigere Art zu lösen.
Die Vorschriften bezüglich der Archivierungszeiten gelten ohnehin für Papierbelege und Daten gleichermaßen.
Es empfiehlt sich deshalb, eine Organisation aufzubauen, in der Daten ebenso wie Papier archiviert und später vernichtet werden. Insbesondere die DSGVO enthält hierzu genaue Vorschriften.
Das bedeutet, dass die zu archivierenden Daten identifiziert, nach Kalenderjahr getrennt abgelegt und später vernichtet werden müssen.
Das bedeutet auch, dass die spätere Vernichtung nach genauen Regeln zu erfolgen hat, damit diese Daten nicht unsachgemäß benutzt werden können.
Wir haben über die Jahre Werkzeuge entwickelt, die sicherstellen, dass Sie diese Anforderungen erfüllen können.
Inzwischen gibt es ausgereifte Komponenten, die sogar eigenständig erkennen, was archiviert werden muss.
Diese Komponenten selektieren die Dokumente, die erhalten werden müssen und liefern die Information, wo sie abgelegt sind.
Die Komponenten wissen außerdem nicht nur genau, wo die Daten geblieben sind, sondern können sie im Bedarfsfall auch wieder zurückholen.
Unsere Komponenten erledigen auch alles Übrige automatisch, ohne dass Sie noch irgendetwas tun müssen.
Sie glauben nicht, dass das funktioniert? Wir beweisen es Ihnen.
Sie glauben nicht, dass das einfach ist? Probieren Sie es bei uns aus.
Sie glauben nicht, dass das bezahlbar ist? Dann sollten Sie uns fragen.
Wir möchten mit Ihnen gemeinsam das Thema Archivierung in Ihrem Unternehmen überprüfen, abstimmen und der Digitalisierung zuführen.
Regeln Sie dieses Thema ein für allemal stabil, sicher und nachhaltig.
Kunden, die mit uns schon länger zusammenarbeiten, hatten dieses Problem noch nie, weil wir vom ersten Tag an Regelwerke geschaffen haben.
Gerne können wir uns mit Ihnen austauschen, damit auch Sie sich entspannt zurücklehnen können.