Die meisten Unternehmen setzen den Microsoft Exchange Server für Mail Kommunikation ein. dieser ist ein wichtiges Werkzeug um die Kommunikation mit den Nebenthemen wie Termin und anderem zu organisieren
Durch das neue Werkzeug Teams ist das noch wichtiger geworden.
Früher war dieser Exchange Server als Gerät in den Unternehmen vorhanden. inzwischen wird er durch den Microsoft O365 Exchange Dienst abgelöst.
dadurch sind die von Microsoft O365 und AZURE also Cloud basierende Themen für alle Unternehmen relevant da diese Änderungen durch die automatischen Aktualisierung in der Cloud nicht mehr ausgesessen werden können.
Nach dieser allgemeinen Einleitung möchten wir an dieser Stelle zu einem konkreten Thema kommen
viele Jahre wurde der Bereich öffentliche Ordner auf diesem Gerät für Unternehmen sehr intensiv Mail und Verarbeitungsregeln genutzt. seit einigen Jahren kann man erkennen dass an diesem Bereich öffentliche Ordner so gut wie nix Neues mehr passiert und Funktionalitäten die in dem Cloud Werkzeug Outlook für die lokalen Anwender angeboten werden in den öffentlichen Ordnern nicht mehr vorhanden sind. hier ist also für die Unternehmen ein Handlungsbedarf vorhanden der an dieser Stelle natürlich sehr technokratisch beschrieben ist
Nun stehen wir dafür aus einer Herausforderung eine Lösung zu schaffen und mit den Themen optimal umzugehen. dazu gehörte auch der schöne Satz nicht reagieren sondern agieren
mit diesem Thema möchten wir nun mit ihnen gemeinsam das Thema automatische Mailverarbeitung für Unternehmen angehen die sich keine große Serverfarm und keine große Infrastruktur von Konzernen leisten können
In unserer Office Automation Plattform OABO sind schon sehr viele Funktionalitäten vorhanden. insbesondere bei Kommunikation und Mail sind wir schon sehr weit.
als Ersatz für dieses um genannte Problem aber auch als Vorteil für Unternehmen die mit Mehlverarbeitung noch gar nicht unterwegs sind möchten wir unter diesem Thema die nächste Funktionsebene angehen
Wir möchten mit den vorhandenen Diensten dafür sorgen dass eingehende Mails mehr automatisch verarbeitet und gesteuert werden.
• es sollen die Mails aufgenommen und bis zur Archivierung in den Dokumentenspeicher genutzt werden
• es sollen die Inhalte der Mails geprüft und diese den entsprechenden Themen zugeordnet werden
• es sollen für die Anwender in ihren JETZT Portalen die Informationen über die Mails angezeigt werden aber die Mails nicht viele Male überall verteilt werden
• es sollen nach und nach immer mehr automatische Prozesse entstehen damit das System den Anwendern die Arbeit abnimmt
• dies sind nur Auszüge und Ideen aus dem was wir erreichen wollen
wir haben bei denen Bereichen indem wir dieses Werkzeug einsetzen eine Zeitersparnis von mindestens einer Stunde je Mitarbeiter je Tag erreicht und wollen diesen Weg noch weitergehen
bitte sprechen Sie uns an wenn dieses Thema für Sie interessant ist oder wenn sie Ideen haben die wir mit verwirklichen sollen