Externe Nutzung und Pflege von Dokumenten
Wir alle kennen das Problem, dass man Dateien und Dokumente, die auf den Systemen des Unternehmens vorhanden sind, extern zur Bearbeitung zur Verfügung stellen muss. Dabei kann es auch vorkommen, dass es externe Partner, Subunternehmen, Lieferanten oder Kunden sind, die mit diesen Dokumenten arbeiten sollen. Der übliche Transport von Dokumenten erzeugt Doubletten, Aufwand, man hat das Risiko, dass die Daten nicht richtig gepflegt werden oder verschiedene Versionen im Umlauf sind und nicht richtig abgestellt werden.
Wir versuchen durch Office Software dieses Problem zu lösen, indem Unternehmen dazu übergehen, Informationen in einen Datenspeicher und Cloudspeicher abzulegen. Abgesehen davon, dass dieses Problem die Integration dieser Information, Dateien und Dokumente in die Unternehmensorganisation schlechter macht und dass diese Daten außerhalb des Unternehmens gelagert werden, ist die Kontrolle nur noch mit diesen Systemen möglich und eine weitere Funktionalität nicht vorhanden.
Es gibt dazu Lösungen mit einer Office Automation Software, mit der die Büroorganisation grundsätzlich TÜV geführt wird. Von Verträgen bis zu Vertriebschancen, Aufträgen, Bestellungen und Logistik außerhalb des ERP Systems können sämtliche Informationen gelagert werden. Alle eingehenden und ausgehenden Mails, sämtliche Dokumente, ihre Verwaltung mit Versionen, Rechten und allem, was dazugehört, sind dort vorhanden, ohne dass dafür ein Dokumentenmanagement eingesetzt werden muss. Diese Systeme bieten eine optimale Grundlage - ähnlich wie ein neuronales Netzwerk, das diese Informationen nur einmal speichert und vielfach nutzbar macht.
Wir möchten mit Ihnen gemeinsam auf Basis dieser vorhandenen Strukturen eine Lösung aufbauen, mit der Sie auf Kommando Dateien nach außen einem definierten Personenkreis zur Verfügung stellen können oder mit einem Link per Mail verschicken können. Die Empfänger können dann auf diese Informationen zugreifen und sie nutzen. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen alle Regeln, die sinnvoll sind, um eine externe Bearbeitung sicherzustellen und einzuhalten. Gleichzeitig werden die Dokumente in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Datenbereich gehalten. Über Logbücher, Versionskontrollen und andere Medien erhalten Sie die volle Kontrolle und können sicher sein, dass Sie genau wissen, wer, wann mit welchen Daten gearbeitet hat. Die Informationen sind jedoch immer auf Ihrem eigenen System in dem Office Automation System gespeichert.
Falls Sie Interesse daran haben, dann teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit, damit sichergestellt ist, dass das System perfekt zu Ihnen passt. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.